El café en un evento de lanzamiento de producto

Los invitados de un lanzamiento se forman una idea de la marca antes de ver el producto. Lo hacen en la recepción, en la espera y en la conversación del final, y en esos momentos casi todos tienen una bebida en la mano. En Experiencia VINTO instalamos y operamos estaciones de café para eventos en Colombia. En esta guía le explicamos qué papel cumple el café en cada momento de un evento de lanzamiento de producto, cómo crear una bebida con el nombre del producto y qué conviene coordinar con la agencia o el productor.

Respuesta rápida: ¿cómo usar el café en un lanzamiento de producto?

Sirva café desde la recepción, pause la barra durante la presentación y la demostración, y refuerce el servicio en el networking, que es cuando más se conversa. Cree una bebida con el nombre del producto, con versión sin licor, y póngala en el menú impreso. Tenga la estación lista cuando llegue la prensa, que suele llegar antes y salir pronto, y ajuste la carta a la hora: espresso en la mañana, bebidas frías en la tarde y cócteles de café en la noche.

Qué papel cumple el café en cada momento del lanzamiento

Un lanzamiento sigue un guion y el café tiene que acompañarlo sin competir con él. Por eso su función cambia entre la llegada de los invitados y la demostración.

Momento	Papel del café	Formato recomendado
Recepción y registro	Dar la bienvenida y llenar la espera mientras llega el resto de invitados	Estación profesional con espresso y menú corto, lista antes de abrir puertas
Presentación	Acompañar sin hacer ruido	Servicio en pausa, sin molino ni vaporizador mientras habla el vocero
Demostración del producto	Dejarle el protagonismo al producto	Barra en silencio, o bebidas ya servidas en bandeja si la demostración es larga
Networking	Abrir conversaciones entre invitados, clientes y equipo comercial	Bebida firma con el nombre del producto, más café caliente y frío
Cierre	Dejar un último buen recuerdo	Cócteles de café con y sin licor en la noche, o un café para el camino en la mañana

La pausa durante la presentación es lo que más se olvida. El molino y la leche al vaporizarse se oyen en todo el salón, y suele pasar justo cuando el vocero revela el producto. Por eso lo acordamos con el productor desde el guion: a qué hora se detiene la barra, quién da la señal y cuándo se vuelve a servir.

En la recepción los invitados llegan de a pocos, se saludan y esperan. Una estación ya instalada, con baristas listos y cuatro o cinco bebidas en el menú, hace que esa espera se disfrute. Ubíquela cerca del registro pero fuera de la fila, para que nadie tenga que elegir entre acreditarse y tomar algo.

Después de la demostración todos quieren comentar lo que vieron. Es el pico de la barra y también el momento en que el equipo comercial conversa con los clientes, así que aquí debe estar la bebida firma y debe haber baristas suficientes. Le explicamos cómo calcularlos en cuántos baristas necesita un evento.

Si ya tiene fecha y ciudad, puede pedir una propuesta para su lanzamiento mientras termina de leer.

Mesa con copas de cóctel de café, licores y pitillos lista para los invitados en la inauguración de unas oficinas

La bebida firma con el nombre del producto

Cuando la bebida lleva el nombre del producto, los invitados lo repiten sin darse cuenta: lo leen en el menú, lo dicen al pedir y lo comentan mientras la toman. Para que funcione, revise estos puntos:

El sabor cuenta algo del producto. Para un producto fresco, una bebida fría con fruta; para uno premium o tecnológico, un espresso bien presentado o un cóctel de café. El nombre solo no alcanza.
Tiene versión sin licor. Entre clientes, prensa y empleados, muchos no toman licor en un evento de trabajo, y la bebida firma tiene que llegarles a todos.
Se prepara en pocos pasos. Una receta de tres minutos alarga la fila del networking.
El barista sabe contarla. Una frase sobre el nombre y los ingredientes convierte el pedido en una conversación sobre el producto.
Se aprueba con tiempo. El nombre, la receta y el menú impreso se definen antes del evento con la agencia o el área de marca.

Si la bebida firma será un cóctel, en la guía de cócteles de café para eventos están las recetas que mejor funcionan, con sus versiones sin licor. Y si todavía duda entre café y cócteles, revise la comparación de barra de café o barra de cócteles.

Invitados VIP y prensa

Algunos invitados de un lanzamiento no deberían hacer fila:

Prensa y creadores de contenido. Suelen llegar antes, tienen poco tiempo y se van cuando terminan sus notas. La estación debe estar lista a su llegada, y la barra y las bebidas tienen que verse bien desde el primer minuto porque aparecen en sus fotos.
Directivos, voceros y clientes clave. Se puede acordar que el equipo de servicio les lleve la bebida a la mesa o a la zona VIP, en porcelana, mientras atienden entrevistas.
Celebridades o figuras públicas. El equipo se coordina con el productor sobre dónde atenderlas y con qué discreción.

Ayuda mucho definir con el productor una lista corta de personas a las que el equipo de servicio busca, en vez de esperar a que se acerquen a la barra.

Personalización: que la marca se vea sin saturar

En un lanzamiento la personalización debe apoyar el mensaje del producto, no llenar la barra de logos. Lo que más se usa: vasos con sticker o con el logo impreso, el logo sobre la espuma con una impresora de café, el menú con los nombres de la campaña, la barra ambientada con los colores del producto y, bajo solicitud, uniformes con la marca. Todo requiere producción previa, así que conviene definirlo al cotizar. Lo explicamos en detalle en la guía de brand coffee y estaciones personalizadas, y en ideas de estación de café para eventos encontrará más opciones según el tipo de evento.

Para un lanzamiento pequeño, con prensa especializada o clientes conocedores, una barra con métodos alternativos como V60 o Chemex suma un ritual que se ve muy bien en cámara.

La carta según la hora del lanzamiento

En la mañana: espresso, americano, capuchino y latte, más aromáticas y una opción sin cafeína. La bebida firma puede ser caliente.
En la tarde: sume bebidas frías como cold brew, latte frío, granizados o affogato. En Barranquilla, Cartagena o Cali son las más pedidas.
En la noche: café en la recepción y, después de la presentación, cócteles de café como el carajillo o el espresso martini, siempre con versión sin licor. Si hay brindis o cena, se puede sumar una barra de coctelería con y sin licor.

En cualquier horario incluya leche deslactosada o vegetal y opciones sin azúcar y sin cafeína. Las agregamos al menú cuando nos las indica al cotizar.

Checklist de coordinación con la agencia o el productor

Muchos lanzamientos los produce una agencia, y para ella la estación de café es una pieza más del guion. Revise con su equipo estos puntos antes del evento:

Le contamos cómo trabajamos con productoras y agencias en la nota sobre alianzas con agencias de eventos.

Errores comunes en un evento de lanzamiento

Servir durante la revelación del producto. El ruido de la barra compite con el vocero.
Abrir la barra con la recepción ya empezada. Los primeros en llegar, que suelen ser prensa y clientes clave, se quedan sin bebida.
Una bebida firma sin versión sin licor. Deja por fuera a buena parte del público.
Calcular la barra para el promedio. El pico llega después de la demostración, cuando todos salen a conversar al tiempo.
Pedir los vasos personalizados a última hora. La producción tarda, y sin ellos la estación pierde buena parte de su efecto.

Si quiere medir lo que ese café le devuelve a su marca, lea el ROI del café en eventos corporativos.

Datos reales de Experiencia VINTO

En la inauguración de las oficinas de VERTIV en Bogotá atendimos a 30 invitados, entre directivos, socios estratégicos y celebridades, y servimos 100 bebidas sin un solo incidente. Operamos café de especialidad para la atención continua y una barra de bebidas con y sin alcohol para el networking y la celebración, en el punto que acordamos con el equipo de VERTIV para no cortar el flujo de invitados. Su equipo lo resumió así: “El equipo de Experiencia VINTO hizo que nuestro lanzamiento de marca fuera memorable”.

En el summit LATAM Fintech en Barranquilla nos contrató Gosh Agencia, que producía el espacio de KUSHKI. Creamos el Cóctel LATAM Fintech, una bebida exclusiva con el nombre del evento, a base de ron, frutos tropicales y jengibre. Generó más de 150 menciones en Instagram Stories y X, y aunque se habían planeado 200 unidades por día, el segundo día tuvimos que preparar 50 adicionales. En los dos días servimos más de 4.400 bebidas.

Para DS Virtual Gaming en Cartagena, una empresa con sede en Macedonia que eligió Colombia para su activación de marca en la región, los baristas uniformados fueron también embajadores de la marca dentro de su stand. Atendimos a más de 2.500 personas en dos días, con siete horas de servicio diarias y alrededor de 4.500 bebidas. Si su lanzamiento es en una feria, vea estas activaciones de marca con café.

Preguntas frecuentes sobre el café en un lanzamiento de producto

¿Pueden crear una bebida con el nombre de nuestro producto?

Sí. Diseñamos la receta según el producto y la hora del evento, con su versión sin licor, y la incluimos en el menú impreso. El nombre y la receta se aprueban con usted o con su agencia antes del evento.

¿Qué pasa con el servicio durante la presentación?

Lo pausamos. Acordamos con el productor la hora de la presentación y de la demostración, y en ese tiempo la barra no usa el molino ni el vaporizador. El servicio sigue cuando terminan.

¿Pueden coordinarse con nuestra agencia o productora?

Sí. En el summit LATAM Fintech, por ejemplo, nos contrató la agencia que producía el espacio de la marca. Recibimos el guion, los horarios de ingreso y las piezas de marca, y acordamos una persona de contacto para todo el evento.

¿Se puede poner el logo del producto en las bebidas?

Sí. Podemos imprimir el logo sobre la espuma con una impresora de café, personalizar los vasos con sticker o con el logo impreso y ambientar la barra con los colores del lanzamiento. Cada opción tiene su tiempo de producción.

¿Con cuánta anticipación debemos cotizar?

Recomendamos un mínimo de 72 horas. Si el lanzamiento lleva vasos con logo, menú impreso o ambientación especial, avísenos con varias semanas para la producción.

¿Pueden atender aparte a la prensa y a los invitados VIP?

Sí. Definimos con el productor la lista de prensa, voceros e invitados clave y cómo atenderlos, por ejemplo llevándoles la bebida a la zona VIP para que no hagan fila. Queda acordado en la propuesta.

¿En qué ciudades prestan el servicio?

Tenemos cobertura inmediata en Bogotá, Medellín, Barranquilla, Cali, Cartagena y Bucaramanga, y atendemos otras ciudades según disponibilidad, presupuesto y logística.

Solicite una propuesta para su lanzamiento de producto

Cuéntenos la fecha y el horario del lanzamiento, la ciudad, el lugar, el número estimado de invitados y si habrá prensa o zona VIP. Indíquenos a qué hora será la presentación, qué servicio le interesa (café caliente, frío y caliente, métodos alternativos, cócteles de café o una combinación) y si quiere una bebida con el nombre del producto, vasos con su marca o ambientación especial. Si trabaja con una agencia, incluya su contacto. Con esa información le enviamos una propuesta completa en menos de 24 horas hábiles.

Cotice la estación de café para su lanzamiento con Experiencia VINTO

Lanzamiento de producto: cómo usar el café en cada momento del evento