Cómo construimos nuestro propio CRM con ayuda de IA (y lo usamos todos los días)

En Experiencia VINTO decidimos crear nuestro propio CRM a medida, y lo hicimos con ayuda de inteligencia artificial. Suena ambicioso (y lo fue), pero el resultado es un sistema que usamos todos los días, diseñado exactamente como lo necesitábamos.

Hoy queremos compartirte cómo lo hicimos, qué herramientas evaluamos, por qué decidimos construirlo desde cero y qué aprendimos en el camino.

Vista general del dashboard principal con datos de prueba. Aquí podemos ver el resumen de eventos, clientes y métricas clave del negocio.

La IA no es el futuro. Es el presente.

En América Latina —y en Colombia particularmente— la inteligencia artificial aún está dando sus primeros pasos. Pero a nivel global, ya es una herramienta que está transformando industrias enteras. Y una de las áreas en donde más impacto está teniendo es en el desarrollo de software.

De hecho, existe una tendencia creciente llamada “Vibe Coding”, que consiste en programar asistido por IA, usando herramientas como Cursor, Claude, Gemini y otros modelos avanzados que permiten construir código completo (frontend, backend, base de datos, APIs…) con una simple instrucción.

¿Increíble? Total. ¿Preocupante para los programadores? Para nada.

En realidad, creemos que los desarrolladores que adopten estas herramientas van a ser más rápidos, más efectivos y mucho más valiosos. No se trata de reemplazar personas, se trata de potenciarlas. Y eso fue justamente lo que hicimos en Experiencia VINTO.

¿Por qué decidimos construir nuestro propio CRM?

Hace unas semanas necesitábamos organizar mejor ciertas operaciones internas. Revisamos opciones como ClickUp, Notion y Monday, que son plataformas excelentes. La que más se ajustaba a nuestra forma de trabajar era ClickUp, pero nos encontramos con un problema: el costo no justificaba el uso que realmente le íbamos a dar.

No era tanto el precio en dólares ($19/mes por usuario), sino el hecho de pagar por muchas funcionalidades que no íbamos a aprovechar. Así que nos hicimos una pregunta:
¿Y si construimos nuestra propia herramienta desde cero, con ayuda de IA?

Manos a la obra (con IA como copiloto)

Ya éramos usuarios pagos de Cursor, así que la curva de aprendizaje era mínima. Usamos Gemini Pro como modelo principal, aunque seguimos llamando “Claudia” al asistente (una costumbre que viene desde cuando usábamos Claude Sonnet).

Le pedimos a “Claudia” que nos ayudara a construir el CRM utilizando Vanilla JS + PHP (sí, sin frameworks como React, para mantener el código simple y accesible para todos los miembros del equipo). También definimos una estructura basada en APIs RESTful, e interfaces diseñadas con Tailwind y clases personalizadas.

En tres días (no de trabajo continuo, porque hay otras responsabilidades) ya teníamos una primera versión completamente funcional. Un sistema sencillo pero robusto, que nos permite gestionar lo que necesitamos sin depender de herramientas externas.

Usamos CURSOR junto al modelo Gemini Pro

¿Y qué tal funciona?

Hoy el CRM está en producción y lo estamos usando activamente en el equipo. Lo mejor es que logramos exactamente lo que queríamos: una solución hecha a medida, sin pagar por funcionalidades que no necesitábamos.

Si hubiéramos contratado el desarrollo de este software con nuestra otra empresa, VPixel Design, el costo habría rondado entre $1500 y $2000 USD. Y aquí lo construimos internamente, como experimento, con una inversión mínima en herramientas que ya usábamos.

¿Qué aprendimos?

El “✨Vibe Coding✨” nos enseñó muchas cosas. La más importante:
la IA no reemplaza el trabajo humano, pero sí lo potencia.

Claro, hay que aprender a dar buenos prompts, revisar el código generado, corregir errores y tener paciencia cuando el modelo “olvida” parte del contexto. Pero cuando ya tienes ese ritmo, los beneficios son enormes: lo que antes nos tomaba días, ahora se construye en minutos.

La clave está en esto:

La IA no reemplazará a los buenos programadores.
Pero los programadores que usen IA reemplazarán a los que no la aprovechan.

Recibir feedback de un modelo que te sugiere alternativas, detecta errores, optimiza tu lógica y hasta desafía tus decisiones… no es trampa.
Es un superpoder.

Conclusión

En Experiencia VINTO, aunque nuestro foco es ofrecer experiencias de café únicas para empresas y eventos, también estamos convencidos de que la tecnología debe estar en el centro de lo que hacemos.

Este CRM no solo nos ahorra tiempo. Nos permite trabajar mejor. Y es solo el comienzo.

Aquí te dejamos algunos screenshots del sistema (con datos de prueba, por supuesto).
👉 La versión real ya está en producción y el equipo la está usando todos los días.

¿Te gustó esta historia? Estamos explorando más formas de integrar IA en nuestras operaciones y pronto compartiremos nuevas experiencias.